FAQ
Trouvez les réponses à vos questions dans la Foire Aux Questions.
Questions "administratives"
Comment inscrire mon enfant ?
- Sur notre site internet en procédant à une inscription qui nécessite le versement d’arrhes (112€ par enfant).
- En renvoyant par mail ou courrier postal le dossier d’inscription (téléchargeable sur notre site dans la rubrique « Séjours de vacances »):
- Fiche d’inscription avec photo de l’enfant et contact disponible 24h/24
- Fiche sanitaire
- Copie des vaccinations
Votre demande sera prise en compte à réception du dossier complet et des arrhes. Attention le versement des arrhes sans dossier d’inscription ne permet pas de réserver la place.
En cas d’inscription de moins de 3 semaines avant le départ, le paiement de l’intégralité du séjour doit accompagner le dossier d’inscription.
Je n’ai pas reçu la convocation avec les horaires de transport ?
La convocation est envoyée une fois que le séjour est soldé. Si vous n’avez pas reçu cette convocation nous vous invitons à prendre contact avec le secrétariat.
Je souhaite régler par chèque, à quel ordre l’établir ?
Les chèques doivent être établis à l’ordre de l’ARVEL.
Quand dois-je solder le séjour de mon enfant ?
Un séjour doit être soldé en totalité, au plus tard trois semaines avant le début du séjour.
Quelles aides acceptez-vous ?
Notre association peut accepter les participations de divers organismes (municipalités, CAF, CE, MSA, services sociaux…) qui pourront éventuellement venir en déduction du coût du séjour.
Paiements échelonnés : contacter le secrétariat.
Puis-je annuler le séjour de mon enfant ?
L’annulation de l’inscription du fait de l’inscrivant et quelle qu’en soit la cause, entraîne dans tous les cas la retenue des arrhes versées soit 112€.
Pour toute annulation à moins de 30 jours de la date de départ, les montants retenus seront les suivants :
- 25% du prix total du séjour (avec un minimum de 100€) pour toute annulation survenant entre 30 et 21 jours
- 50% du prix total du séjour pour toute annulation survenant entre 20 et 8 jours
- 75% du prix du séjour pour toute annulation survenant entre 7 et 2 jours
- 100% du prix du séjour pour toute annulation survenant à moins de 2 jours
Important : La cotisation d’adhésion (12€) n’est jamais remboursable.
Les annulations devront obligatoirement se faire par lettre recommandée avec accusé de réception (et non par téléphone ou mail).
Dans le cas de suppression ou d’annulation d’un séjour par notre association, l’ARVEL vous informera immédiatement et la totalité des sommes versées vous sera remboursée sans autre indemnité.
Comment se passe l’assurance sur les séjours ?
Notre association, son encadrement et les participants sont couverts par une assurance couvrant les risques d’accidents, rapatriement sanitaire, responsabilité civile (la responsabilité des parents peut être engagée sur les dommages causés par l’enfant)
Les objets et effets personnels de valeur (téléphones portables, jeux, bijoux, vêtements, argent de poche) ne sont pas couverts. Il n’est pas rare qu’en collectivité un enfant égare un objet personnel ou un vêtement et ce malgré la vigilance de l’équipe d’encadrement. Dans ce contexte l’ARVEL ne peut être tenu responsable et n’assure pas le remboursement des effets perdus.
Mon enfant a des besoins spécifiques, comment puis-je le signaler ?
Lors de l’inscription, vous allez compléter une fiche sanitaire dans laquelle vous pourrez nous indiquer de nombreuses informations pouvant faciliter l’accueil de votre enfant. Nous vous invitons si besoin à la compléter par un écrit de votre choix pouvant être pertinent pour la direction du séjour.
Suis-je sûr que le séjour convient à mon enfant? Nous vous recommandons de choisir le thème du séjour avec votre enfant et de tenir compte de ses capacités physiques pour les séjours plus sportifs.
Comment puis-je bénéficier du dispositif « colos apprenantes ? »
Vous pouvez contacter le secrétariat de l’ARVEL ou retrouver les informations actualisées sur le lien du ministère.
Mon enfant peut-il bénéficier du « Pass Colo » ?
Vous pouvez contacter le secrétariat de l’ARVEL ou retrouver les informations actualisées sur le lien du ministère.
Questions "préparation du séjour"
Que dois-je mettre dans la valise de mon enfant ?
Sur chaque fiche de présentation de nos séjours, vous trouverez un trousseau indicatif correspondant. Vous pouvez aussi le télécharger depuis notre site Internet dans la rubrique « Nos séjours de vacances ».
Comment puis-je connaître les horaires ou modifier mon lieu de départ ?
Les horaires de transports sont communiqués lorsque le séjour est totalement soldé soit au plus tard trois semaines avant le départ.
Pour tout changement de transport signalé moins de 15 jours avant le départ aucun remboursement ne sera effectué.
A l’inscription vous pouvez faire le choix d’un transport que pour l’aller, que pour le retour ou pour l’aller/retour.
Comment se déroule le transport ?
Mon enfant est pris en charge par l’équipe d’encadrement du séjour dès le lieu de départ. Un chef de convoi et plusieurs animateurs gèrent la logistique et l’encadrement.
Mon ado peut-il rentrer tout seul chez lui à la fin du séjour ?
Aucun mineur ne pourra repartir sans un adulte ayant été signalé comme personne référente.
En fin de séjour, tout enfant non repris en charge par le responsable désigné sera ramené à Roanne et confié aux services compétents.
Que faire en cas de retard le jour du départ?
Si vous pensez être en retard sur le lieu de rendez vous contacter immédiatement le numéro de permanence téléphonique qui se trouve sur la fiche des horaires de transport.
En cas de retard, après le départ de l’autocar ou du train, l’enfant devra être acheminé par vos soins sur le lieu de son séjour.
Dois-je prévoir un repas pour le transport ?
Selon le lieu de départ et le lieu de séjour les familles doivent fournir le pique-nique. L’information est précisée sur la fiche des horaires de transport.
Mon enfant a des spécificités alimentaires, comment prévenir le personnel de cuisine ?
Toute préconisation alimentaire (allergie, intolérance…) devra nous être signalée à l’inscription et indiquée clairement sur la fiche sanitaire. Ceci afin de pouvoir vérifier sa compatibilité avec le séjour envisagé et préparer au mieux l’accueil de l’enfant sur nos centres.
S’agissant de restauration collective organisée par une association laïque , il ne sera pas possible de répondre aux demandes particulières philosophiques ou culturelles (régime végétalien, viande hallal,…) à l’exception d’une substitution de la viande de porc par d’autres aliments protidiques (ceci doit nous être signalé dans la fiche sanitaire).
Est-il possible d’échanger avec l’équipe du séjour avant le séjour?
Une « porte ouverte » est mise en place par l’ARVEL sur une après midi à Bully dans la Loire en juin pour pouvoir rencontrer une partie de l’équipe et notamment la personne qui dirigera le séjour.
Une permanence téléphonique pour contacter le responsable du séjour. Toutes ces informations vous sont données suite à l’inscription de votre enfant.
Dois-je prévoir de l’argent de poche pour mon enfant ?
Nos séjours comprennent l’intégralité des frais du séjour. Dans le cas où les parents décident de donner de l’espèces à leurs enfants nous leur conseillons la modération. L’argent peut alors être remis aux animateurs du séjour dans une enveloppe avec le nom de l’enfant lors de votre arrivée.
Sur nos séjours à Bully, l’argent de poche n’est pas utile.
Mon enfant souhaite être dans la même chambre qu’un(e) copain(ine) est-ce possible ?
Oui, à condition de le préciser au moment de l’inscription. Il faut qu’il s’agisse d’enfant de la même tranche d’âge et du même sexe.
Questions "durant le séjour"
Comment prendre des nouvelles de mon enfant ?
L’ARVEL sur l’ensemble de ces séjours tient à jour un BLOG qui permet d’avoir des informations sur le déroulé des journées, des activités. Un espace sécurisé avec des photos du séjour est aussi à la disposition des familles.
Cela vous permet de suivre le séjour de votre enfant.
Vous pouvez aussi contacter une fois dans la semaine le centre de vacances pour prendre des nouvelles auprès de l’équipe du séjour. Les journées sont souvent bien chargées et les enfants en activités, il est préférable de téléphoner entre 18h et 19h. Après 19h les enfants prennent leur repas puis participent à une veillée. Le téléphone n’est pas à coté des salles d’activités, le personnel d’encadrement n’aura pas forcément votre appel.
De notre coté, si nous avions besoin de vous informer d’une situation particulière, nous n’hésiterons pas à prendre contact avec vous.
Pour les plus jeunes, nous vous invitons à envoyer un petit courrier ou carte postale qui sont toujours très appréciés. Attention penser à anticiper le délai d’acheminement du courrier.
Vous pouvez également envoyer un mail à l’adresse qui vous sera indiquée sur la fiche horaire de transports. Celui-ci sera lu à l’enfant mais aucune réponse ne sera faite.
Qui va suivre mon enfant pour prendre son traitement médical ou pour les éventuels petits bobos ?
Sur l’ensemble de nos séjours ARVEL, nous avons un(e) assistant(e) sanitaire qui centralise les informations des enfants, assure le suivi des soins et des traitements.
Il est demandé de remplir avec le plus grand soin la fiche sanitaire et si besoin de la compléter par un courrier qui mentionne les informations importantes qui concerne la santé et le comportement de l’enfant.
Ces informations sont capitales pour nos équipes de direction afin de préparer au mieux avec les équipes d’encadrement l’accueil des enfants.
Comment se passe le règlement des frais médicaux ?
Pour ceux qui ont la Complémentaire Santé Solidaire (CSS ex-CMU), merci de nous en faire suivre une photocopie afin d’éviter ensuite les difficultés liées au règlement.
Dans les autres cas, l’association fait l’avance des frais médicaux. En fin de séjour les feuilles maladies seront retournées contre remboursement.
Comment le cadre de vie et les règles du séjour sont-elles présentées aux participants ?
L’équipe d’encadrement du séjour organise dès le début du séjour un temps où les règles de vie du séjour sont exposées. Dans le cas où un enfant poserait un problème particulier (non respect des règles, mis en danger, comportement inadapté…), nous prendrions contact avec vous pour échanger sur la situation et la suite à donner.
Nous nous réservons le droit de mettre fin au séjour de quiconque nuirait à sa réussite ou aurait un comportement incompatible avec la vie en collectivité.
Vous serez prévenus personnellement et tous les frais de rapatriement, y compris ceux de l’accompagnateur seront à votre charge. Aucun remboursement ne sera effectué.
Dois-je laisser son téléphone portable à mon enfant ?
Sur les séjours ayant lieu à Bully le téléphone portable n’est pas nécessaire et ne sera pas laissé aux enfants. Pour les contacter voir la question « Comment prendre des nouvelles de mon enfant? ».
Sur les séjours ayant lieu aux Gets le portable est toléré avec des règles d’utilisation qui permettent de pouvoir vivre ensemble de belles aventures. Il pourra être si besoin gardé par l’équipe si le jeune ne respecte pas les règles.
Nos assurances ne couvrent pas les éventuels soucis avec les téléphones portables.
Qui sont les adultes présents avec mon enfant ?
L’encadrement de la vie quotidienne et des activités est assuré par :
- des jeunes qui ont leur BAFA ou un diplôme équivalent (CAP Petite enfance, BPJEPS, etc…).
- des stagiaires BAFA
- des jeunes non diplômés (un quota de deux animateurs non diplômés pour 10 animateurs diplômés).
Sur ces séjours l’ARVEL assure un taux d’encadrement de 1 animateur pour 5 enfants de moins de 6 ans et d’un animateur pour 8 enfants de plus de 6 ans.
Un(e) directeur(trice) dirige l’équipe. Cette direction est assurée par une personne possédant le BAFD ou étant par exemple enseignant auprès de primaire toute l’année. Sur les séjours de Bully, un surveillant de baignade intervient pour assurer les temps de piscine. Une assistante sanitaire assure le suivi médical de votre enfant si besoin.
Sur certaines activités spécifiques (sportives par exemple), des moniteurs avec des diplômes d’état encadrent la discipline dans leur domaine de compétence. Des animateurs ARVEL restent présent avec eux.
L’ensemble du personnel du séjour est déclaré aux autorités compétentes qui vérifient automatiquement les casiers judiciaires.
Le linge est -il lavé durant le séjour ?
Pour les enfants qui restent sur deux semaines consécutives, un lavage du linge est prévu. Pour ceux qui reste une semaine, les parents doivent prévoir les quantités demandées dans le trousseau. En cas de nécessité, il est bien sur possible de laver certains vêtements.