FAQ
Trouvez les réponses à vos questions dans la FAQ, Foire aux questions !
Questions "administratives"
Comment inscrire mon enfant ?
Pour bénéficier des services de l’association et participer aux séjours, chaque représentant légal doit approuver le projet éducatif et adhérer à l’ARVEL par le versement d’une cotisation (12€). Celle-ci est valable pour une année civile.
Votre demande est prise en compte dés réception :
- du dossier d’inscription dûment rempli (fiche inscription, fiche sanitaire, autorisations…) avec un contact disponible 24h/24h
- du versement d’un acompte et d’une l’adhésion à l’association soit 112 €.
Attention le versement des arrhes sans fiche d’inscription et fiche sanitaire ne permet pas de réserver la place.
Inscription tardive. En cas d’inscription de moins de 3 semaines avant le départ, le paiement de l’intégralité du séjour doit accompagner le dossier d’inscription.
Je n’ai pas reçu la convocation avec les horaires de transport ?
La convocation est envoyée une fois que le séjour est soldé. En cas de soucis, nous vous invitons à prendre contact avec le secrétariat.
Je souhaite régler par chèque, à quelle ordre l’adresser ?
Les chèques doivent être établis à l’ordre de l’ARVEL.
Quand dois-je solder le séjour de mon enfant ?
Un séjour doit être réglé en totalité, au moins 30 jours avant le départ.
Quelles aides acceptez-vous ?
Notre association accepte toutes les aides approuvées et validées par le preneur en charge (municipalités, CE, MSA, services sociaux, …). Le montant des aides versées à l’association est déduit du prix du séjour réclamé aux familles. Les attestations nominatives des aides accordées doivent être jointes au dossier d’inscription.
Paiements échelonnés : Nous acceptons plusieurs règlements à encaisser à des échéances différentes
Puis-je annuler le séjour de mon enfant ?
L’annulation de l’inscription du fait de l’inscrivant et quelle qu’en soit la cause, entraîne dans tous les cas une retenue des arrhes versées soit 112€.
Pour toute annulation à 30 jours ou moins de la date de départ, le barème de frais de désistement appliqué sera de :
- 25% du prix total du séjour (avec un minimum de 100€) pour toute annulation survenant entre 30 et 21 jours du départ
- 50% du prix total du séjour de 20 à 8 jours du départ
- 75% du prix du séjour de 7 à 2 jours du départ
- 100% du prix du séjour à moins de 2 jours du départ.
Important : La cotisation d’adhésion n’est jamais remboursable.
Les annulations devront obligatoirement se faire par lettre recommandée avec accusé de réception (et non par téléphone ou mail).
Dans le cas de suppression ou d’annulation d’un séjour par notre association, l’ARVEL vous informera immédiatement et la totalité des sommes versées vous sera remboursée sans autre indemnité.
Comment se passe l’assurance sur les séjours ?
Notre association, son encadrement et les participants sont couverts par une assurance couvrant les risques d’accidents, rapatriement sanitaire, responsabilité civile (la responsabilité des parents peut être engagée sur les dommages causés par l’enfant)
Les objets et effets personnels de valeurs (téléphones portables, jeux, bijoux, vêtements, argent de poche) ne sont pas couverts. Il n’est pas rare qu’en collectivité un enfant égare un objet personnel ou un vêtement et ce malgré la vigilance de l’équipe d’encadrement. Dans ce contexte l’ARVEL ne peut être tenu responsable et n’assure pas le remboursement des effets perdus.
Mon enfant à des besoins spécifiques, comment puis-je le signaler ?
Lors de l’inscription, vous allez compléter une fiche sanitaire dans laquelle vous pourrez nous indiquer de nombreuses informations pouvant faciliter l’acceuil de votre enfant. Nous vous invitons si besoin à la compléter par un écrit de votre choix pouvant être pertinent pour la direction du séjour.
Il est très important d’être juste et sérieux quand aux capacités de mon enfant et son envi à participer au séjour.
RESPONSABILITE : Toute activité physique et sportive peut comporter quelques risques, même très minimes. Chacun doit en être conscient et les assumer en toute connaissance de cause. Il convient notamment d’être apte pour participer à l’option choisie et, le cas échéant, prendre un avis médical.
Chaque participant doit se plier aux règles de prudence et suivre les consignes données par l’accompagnateur ou l’intervenant représentant l’organisation.
Comment puis-je bénéficier du dispositif « colos apprenantes ? »
Vous pouvez contacter le secrétariat de l’ARVEL ou retrouver les informations actualisées sur le lien du ministère
Mon enfant peut-il bénéficier du « pass’colo » ?
Vous pouvez contacter le secrétariat de l’ARVEL ou retrouver les informations actualisées sur le lien du ministère
Questions "préparation du séjour"
Que dois-je mettre dans la valise de mon enfant ?
Sur chaque fiche de présentation de nos séjours, vous trouverez un trousseau indicatif correspondant. Vous pouvez aussi les télécharger depuis notre site Internet.
Comment puis-je connaître les horaires ou modifier mon lieu de départ ?
Les horaires de transports sont communiqués lorsque le séjour est totalement soldé, une quinzaine de jours avant le départ.
Pour tout changement de transport signalé moins de 15 jours avant le départ aucun remboursement ne sera effectué.
A l’inscription vous pouvez faire le choix d’un transport que pour l’aller, que pour le retour ou pour l’aller/retour.
Comment se déroule le transport ?
Mon enfant est pris en charge par l’équipe d’encadrement du séjour dés le lieu d’acceuil au transport. Un chef de convoi et plusieurs animateurs gèrent la logistique et l’encadrement. Les enfants sont encadrés durant ce trajet puis ensuite sur le lieu du séjour.
Mon ados peut-il rentrer tout seul chez lui en arrivant ?
La présence d’un adulte accompagnant le mineur au lieu de rendez-vous est obligatoire à l’aller comme au retour. Aucun mineur ne pourra repartir sans un adulte ayant été signalé comme personne référente.
En cas de retard, après le départ de l’autocar ou du train, l’enfant sera acheminé aux frais et par l’inscrivant sur le lieu de son séjour.
En retour de séjour, tout enfant non repris en charge sera ramené à Roanne, et confié aux services compétents.
Dois-je prévoir un repas pour le transport ?
Lors du trajet aller pour se rendre sur le séjour, les familles doivent fournir le pique-nique. Lors du trajet retour, si l’heure d’arrivée est après l’heure du déjeuner, le pique-nique est prévue par le centre de vacance.
Mon enfant a des spécificités alimentaires, comment prévenir le personnel de cuisine ?
Toute préconisation médicale (allergie, traitement) devra nous être signalée à l’inscription et indiquée clairement sur la fiche sanitaire. Ceci afin de pouvoir vérifier sa compatibilité avec le séjour envisagé et préparer au mieux l’accueil des enfants et des jeunes sur nos centres.
S’agissant de restauration collective organisée par une association laïque agréée par l’Etat, il ne sera pas possible de répondre aux demandes particulières philosophiques ou culturelles (régime végétalien, viande hallal,…) à l’exception d’une substitution de la viande de porc par d’autres aliments protidiques (ceci doit nous être signalé dans la fiche sanitaire).
Est-il possible d’échanger avec l’équipe du séjour avant le séjour?
Un temps de « porte ouverte » est mise en place par l’ARVEL sur une après midi à Bully dans la Loire en juin pour pouvoir rencontrer une partie de l’équipe et notamment la personne qui dirigera le séjour.
Un deuxième temps est mise en place avec une permanence téléphonique pour contacter le responsable du séjour. Toutes ces informations vous sont données suite à l’inscription de votre enfant.
Dois-je prévoir de l’argent de poche pour mon enfant ?
Nos séjours comprennent l’intégralité des frais du séjour. Dans le cas ou les parents décident de munir leurs enfants d’espèces nous leur conseillons la modération. L’argent peut alors être remis aux animateurs du séjour dans une enveloppe avec le nom de l’enfant.
Sur nos séjours à Bully, l’argent de poche n’est pas utile.
Mon enfant souhaite être dans la même chambre qu’un(e) copain(ine) est-ce possible ?
Oui, à condition de le préciser au moment de l’inscription. Il faut qu’il s’agisse d’enfant de la même tranche d’âge et du même sexe.
Questions "durant le séjour"
Comment prendre des nouvelles de mon enfant ?
L’ARVEL sur l’ensemble de ces séjours tient à jour un BLOG qui permet d’avoir des informations sur le déroulé des journées, des activités. Un espace sécurisé avec des photos du séjour est aussi à disposition.
Cela vous permet de suivre le séjour de votre enfant.
Vous pouvez aussi contacter une fois dans la semaine le centre de vacances pour prendre si besoin des nouvelles auprès de l’équipe du séjour. Les journées étant souvent bien chargées et les enfants pas toujours disponible, il est préférable de solliciter la structure entre 18h et 19h. Après les enfants sont au repas puis participent à une veillée. Le téléphone n’étant pas à coté des salles d’activités, le personnel d’encadrement n’aura pas forcément votre appel.
De notre coté, si vous avions besoin de vous informer d’une situation particulière, nous n’hésiterons pas à prendre contact avec vous. Se sera notamment le cas en cas de soucis de santé nécessitant un passage au médecin.
Pour les plus jeunes, nous vous invitons à envoyer un petit courrier ou carte postale qui est toujours très apprécié.
Qui va suivre mon enfant pour prendre son traitement médical ou pour les éventuelles petits bobos ?
Sur l’ensemble de nos séjours ARVEL, une personne de l’équipe tient le rôle d’assistant(e) sanitaire. Elle centralise les informations des enfants, assure le suivi des soins et des traitements.
Il est demandé de remplir avec le plus grand soin la fiche sanitaire et si besoin de la compléter par un courrier mentionnant les informations importantes concernant la santé et le comportement de l’enfant.
Ces informations sont capitales pour nos équipes de direction afin de préparer au mieux avec les équipes d’encadrement l’accueil des enfants.
Comment se passe le règlement des frais médicaux ?
Pour les possesseurs de carte Vitale, CMU, merci de nous en faire suivre une photocopie afin d’éviter ensuite les difficultés liées au règlement.
Dans les autres cas, l’association fait l’avance des frais médicaux. En fin de séjour les feuilles maladies seront retournées contre remboursement.
J’ai un enfant très turbulent qui pose des soucis de comportement. S’il dépasse le cadre que se passe t’il ?
L’équipe d’encadrement de séjour organise dés le début du séjour un temps avec les règles de vie du séjour. Ensuite l’équipe met en place avec les jeunes un cadre et des sanctions en fonction de certaines situations si c’est nécessaire. Dans le cas ou l’enfant poserait de nouveau des soucis particuliers (mis en danger, violence, etc…), nous prendrions contact avec vous pour échanger sur la suite à donner.
Nous nous réservons le droit de mettre fin au séjour de quiconque nuirait à sa réussite ou aurait un comportement incompatible avec la vie en collectivité (délits, atteinte intentionnelle aux personnes ou aux biens, incivilités répétées, inadaptation au séjour…).
Vous serez prévenus personnellement et tous les frais de rapatriement, y compris ceux de l’accompagnateur seront à votre charge. Aucun remboursement ne sera effectué.
Dois-je laisser son téléphone portable à mon enfant ?
Sur les séjours avec des enfants de moins de 12 ans, le portable nous semble vraiment peu pertinent et ne sera pas laissé aux enfants sauf sur un temps de fin de journée pour éventuellement appeler les parents.
Sur les séjours ados, nous sommes bien conscient que la vie « sans le portable » est devenu pour certains compliqué. Il est donc toléré avec des règles d’utilisation permettant de pouvoir vivre ensemble de belles aventures. Il pourra être si besoin gardé par l’équipe si le jeune ne respecte pas les règles. Mais il n’est pas obligatoire (bien au contraire !!!) et si vous pouvez l’éviter pour la semaine c’est très bien. Nos assurances ne couvrent pas les éventuelles soucis avec les téléphones portables.
Qui sont les adultes présents avec mon enfant ?
Durant les temps de vacances, sur les colonies de vacances, l’encadrement est assuré par des jeunes qui suivent une formation BAFA ou un diplôme équivalent (CAP Petite enfance, BPJEPS, etc…). Il s’agit d’animateurs et d’animatrices qui peuvent parfois être en formation BAFA et donc stagiaire. Sur ces séjours l’ARVEL assure un taux d’encadrement bien supérieur aux normes exigés par le Ministère.
Un(e) directeur(trice) dirige l’équipe composée de plusieurs animateurs/trices et d’une assistante sanitaire. Cette direction est assurée par une personne possédant le BAFD ou étant par exemple enseignant auprès de primaire toute l’année. Sur les séjours de Bully, un surveillant de baignade intervient pour assurer les temps de piscine.
Le Brevet d’Aptitude aux Fonctions d’Animateur (BAFA) est un des diplômes permettant d’encadrer de façon occasionnelle et à titre non professionnel, des jeunes sur les temps de vacances.
Sur certaines activités spécifiques (sportives par exemple), des moniteurs avec des diplômes d’état encadrent la discipline dans leur domaine de compétence. Des animateurs ARVEL restent présent avec eux.
L’ensemble du personnel du séjour est déclaré aux autorités compétentes qui vérifient automatiquement les casiers judiciaires.
Le linge est -il lavé durant le séjour ?
Pour les enfants restant sur deux semaines consécutives, un lavage du linge est prévu. Pour ceux restant une semaine, les parents doivent prévoir les quantités prévues dans le trousseau. En cas de soucis, il est bien sur possible de laver certains vêtements.